ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΑ EMAILS ΣΟΝ ΧΩΡΟ ΤΗΣ ΤΕΧΝΗΣ

Ως καλλιτέχνης στην ψηφιακή εποχή, είναι πολύ πιθανό να χρειάζεται να συντάσσετε ηλεκτρονικά μηνύματα σε τακτική βάση. Ενδέχεται να τα χρησιμοποιείτε για να προσεγγίσετε γκαλερί, να διατηρήσετε συνεργασίες, να έρθετε σε επαφή με συλλέκτες ή να συνδεθείτε με άλλους καλλιτέχνες. Δεδομένου ότι στέλνετε μεγάλο αριθμό μηνυμάτων, είναι εύκολο να πληκτρολογήσετε κάτι βιαστικά και να το αποστείλετε χωρίς να αφιερώσετε χρόνο ώστε να επικοινωνείτε αποτελεσματικά και να παρουσιάζετε τον εαυτό σας με επαγγελματισμό.

Αν και ενδέχεται να μη φαίνεται σημαντικό, εφόσον διαχειρίζεστε τη δική σας καλλιτεχνική δραστηριότητα, η επαγγελματική επικοινωνία αποτελεί θεμέλιο για την ανάπτυξη και διατήρηση θετικών συνεργασιών. Μη επαγγελματικά emails μπορούν να σας παρουσιάσουν ως αναξιόπιστους, αδιάφορους ή ακόμη και αγενείς — και αυτή δεν είναι η εικόνα που θέλετε να δημιουργήσετε στα άτομα με τα οποία συνεργάζεστε ή στα οποία προσπαθείτε να διαθέσετε τα έργα σας.

Το κλειδί για τη σύνταξη επαγγελματικών emails είναι να αφιερώσετε χρόνο ώστε να εκφράζετε με σαφήνεια και ακρίβεια αυτό που θέλετε να επικοινωνήσετε. Υπάρχουν, όμως, ορισμένα συγκεκριμένα βήματα που μπορούν να σας βοηθήσουν να συντάσσετε πιο αποτελεσματικά emails:

1. Διαμορφώστε μια καλή γραμμή θέματος (Subject Line)

Η γραμμή θέματος πρέπει να είναι ξεχωριστή και να τραβά την προσοχή του παραλήπτη, διατηρώντας παράλληλα επαγγελματικό, ευγενικό και κατάλληλο ύφος. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε έναν υπερβολικά εντυπωσιακό τίτλο για να πείσετε κάποιον να ανοίξει το μήνυμά σας. Το σημαντικό είναι να είστε ειλικρινείς σχετικά με τον σκοπό του email σας.

2. Χρησιμοποιήστε έναν φιλικό αλλά επαγγελματικό χαιρετισμό

Στα περισσότερα είδη επαγγελματικών email μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φιλικούς χαιρετισμούς όπως «Καλησπέρα σας», «Καλημέρα σας» ή «Γεια σας». Ωστόσο, λάβετε υπόψη το κοινό σας· αν η περίσταση απαιτεί πιο επίσημο ύφος, προτιμήστε χαιρετισμούς όπως «Αξιότιμε/η» ή «Κύριε/Κυρία».

3. Κρατήστε το σύντομο και στοχευμένο

Για να διαβαστεί το email ολόκληρο, εστιάστε σε ένα ή δύο βασικά θέματα και αφαιρέστε περιττές λεπτομέρειες. Συνιστάται τα emails να μην ξεπερνούν τις πέντε παραγράφους, με 1-3 προτάσεις ανά παράγραφο. Όσο πιο περιεκτικό το μήνυμα, τόσο πιο εύκολο είναι για τον παραλήπτη να το διαβάσει και να απαντήσει.

4. Προσέξτε τον τόνο σας

Δεδομένου ότι απουσιάζουν η γλώσσα του σώματος και οι φωνητικές αποχρώσεις, ο τόνος σας μπορεί να παρερμηνευθεί ως απαιτητικός ή αγενής. Δώστε προσοχή στην επιλογή λέξεων και στη διατύπωση προτάσεων. Αποφύγετε υπερβολικά κοφτές φράσεις και ερωτήσεις που θυμίζουν ανάκριση. Χρησιμοποιείτε εκφράσεις ευγένειας όπως «Παρακαλώ», «Σας ευχαριστώ». Αποφύγετε αγενείς ή παθητικοεπιθετικές διατυπώσεις· τα περισσότερα ζητήματα μπορούν να επιλυθούν με ευγενικές ερωτήσεις και εποικοδομητικό διάλογο.

5. Χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο επίλογο

Ολοκληρώστε το email με τρόπο που θα αφήσει μια θετική εντύπωση, επιλέγοντας έναν επαγγελματικό επίλογο. Σε ορισμένες περιπτώσεις είναι κατάλληλο να κλείσετε με «Σας ευχαριστώ». Όταν αυτό δεν ισχύει, προτιμήστε έναν φιλικό αλλά επαγγελματικό επίλογο, όπως «Με εκτίμηση» ή «Με θερμούς χαιρετισμούς».

6. Μην χρησιμοποιείτε εικονίδια (Emoticons)

Τα smiley faces ή άλλα emoticons μπορεί να είναι αποδεκτά σε προσωπικά μηνύματα, αλλά δεν έχουν θέση σε επαγγελματικά emails. Αποφύγετέ τα σε επικοινωνία με γκαλερί, πελάτες, δασκάλους ή καθηγητές τέχνης, φοιτητές και οποιαδήποτε άλλη επαγγελματική επαφή.

7. Ελέγξτε διπλά την ορθογραφία και τη γραμματική

Ορθογραφικά και γραμματικά λάθη μειώνουν την αξιοπιστία σας, ανεξάρτητα από την ποιότητα του περιεχομένου. Διαβάστε το email ξανά για λάθη και, αν πρόκειται για σημαντικό μήνυμα, ζητήστε από κάποιον τρίτο να το επιμεληθεί πριν την αποστολή.

8. Βεβαιωθείτε ότι τα υποσχεθέντα αρχεία έχουν επισυναφθεί

Πριν πατήσετε «Αποστολή», ελέγξτε ότι όλα τα αρχεία που αναφέρατε έχουν επισυναφθεί. Αν και οι περισσότεροι παραλήπτες θα κατανοήσουν ένα ξεχασμένο επισυναπτόμενο, η αποφυγή τέτοιων λαθών ενισχύει τον επαγγελματισμό σας και μειώνει την πιθανότητα απογοήτευσης.

Αυτός ο οδηγός αποτελεί ένα πλήρες εργαλείο για τη σύνταξη επαγγελματικών και αποτελεσματικών emails στον χώρο της τέχνης, διασφαλίζοντας ότι η επικοινωνία σας παραμένει σαφής, ευγενική και επαγγελματική.